Workforce Planner

1Introduksjon

Workforce Planner hjelper deg å fordele kompetanse og personell på tvers av lokasjoner og tidsperioder — og sikre at fordelingen er rettferdig.

Verktøyet passer for alt fra enkel vaktplanlegging i en liten bedrift til avansert ferieavvikling med hundre ansatte. Du bestemmer selv hvor mye kompleksitet du trenger.

Hvem er det for?

Hovedfunksjoner

• Lokasjoner med kompetansekrav og åpningstider
• Ukesbasert planleggingsmatrise med tap-to-set
• Planleggingsperioder for scenarioer (sommer, påske, normalplan)
• Kompetansekrav per lokasjon — definer hva som trengs hvor
• Ferieprioritering med poengbaserte regler
• Historikk og rettferdighetsanalyse over tid
• Arbeidsregler med automatisk bruddvarsling
• Konfliktspar — flagg ansatte som ikke bør jobbe sammen
• Globale arbeidsdager og helligdagshåndtering
• Inline kompetanseoppretting fra lokasjoner og ansatte

2Kom i gang

1. 1.Åpne Workshop — enten fra forsiden (Workshop-ikonet) eller ved å trykke + inne i et eksisterende deck.
2. 2.Finn Bemanningsplanlegger under kategorien Verktøy, og trykk for å installere.
3. 3.Trykk på kortet for å åpne det. Du ser en tom startside med en knapp for å komme i gang.
4. 4.Trykk Administrer fra menyen for å sette opp lokasjoner, ansatte og skift.

3Administrer — Lokasjoner, ansatte, skift

Åpne menyen (tre prikker øverst) og velg Administrer. Administrer-modalen har tre faner:

Lokasjoner

En lokasjon er et fysisk sted der arbeid utføres. Eksempler: “Kasse”, “Kjøkken”, “Lager”, “CT-lab”.

Når du oppretter en lokasjon kan du:

• •Legge til kompetansekrav — velg fra eksisterende kompetanser eller opprett nye inline
• •Sette minimumsantall — hvor mange med hver kompetanse som trengs
• •Konfigurere åpningsdager — hvilke ukedager lokasjonen er operativ
• •Slette kompetanser — trykk på søppelbok-ikonet (fjernes globalt fra alle lokasjoner og ansatte)

Ansatte

Under ansatte-fanen legger du til teammedlemmer. Trykk + Legg til for å åpne ansatt-skjemaet. Her fyller du inn:

• •Emoji og navn — velg et ikon og skriv navnet
• •Stillingsprosent — 100% er heltid, 80% er deltid osv.
• •Farge — brukes i matrisen for visuell gjenkjenning
• •Kompetanser — trykk for å tildele, eller opprett nye inline. Hold inne for å slette.
• •Lokasjoner — hvilke steder personen kan jobbe
• •Hjemmelokasjon — primært arbeidssted (vises når flere lokasjoner er valgt)

Personopplysninger

Under personopplysninger kan du registrere informasjon som brukes i ferieprioritering:

• •Fødselsdato — trykk på kalender-ikonet. Alder beregnes automatisk. Brukes av “Senior 60+”-regelen.
• •Ansettelsesdato — for ansiennitetsberegning (poeng per 5 år).
• •Barn — velg fødselsår fra årstall-listen. Barna vises med alder og merkelapp “Under 12” / “Under 18”.
• •Betingelser — egendefinerte forhold som “Funksjonshemming” eller “Aleneforsørger”. Disse opprettes under prioriteringsregler (se seksjon 8).

Konflikter

Under Konflikter kan du markere ansatte som ikke bør jobbe på samme sted samtidig. Konflikten er gjensidig. Varselet utløses kun når begge er satt som arbeidende på en felles lokasjon samme dag.

Ønsker

Under Ønsker kan ansatte registrere:

• •Ferieønske — start- og sluttdato for ønsket ferie
• •Fridag — spesifikk dato eller fast ukedag
• •Skiftpreferanse — foretrukket skift
• •Notat — fritekst til leder

Skifttyper

Under skift-fanen definerer du skift som Dagvakt (07:00–15:00), Kveldsvakt (15:00–23:00) osv. Hvert skift har start- og sluttid, og systemet bruker dette til å beregne arbeidstimer.

4Globale innstillinger

Trykk på tannhjul-ikonet i menyen for å åpne tittel- og innstillingsmodalen. Her konfigurerer du:

Arbeidsdager

Velg hvilke dager organisasjonen er åpen. Standardinnstillingen er mandag–fredag. Dager som ikke er valgt vises som stengt i ukesplanleggeren (grå “—” i stedet for grønn hake).

Stengt på helligdager

Slå på denne bryteren for å behandle offentlige helligdager som stengte dager. Dette er aktivert som standard. Organisasjoner som er åpne på helligdager (sykehus, restauranter) kan slå det av.

Heltidstimer per uke

Standard er 37,5 timer (norsk standard). Brukes til å beregne timebalanse for ansatte basert på stillingsprosent.

5Planleggingsperioder

En periode er et tidsvindu du planlegger innenfor. Tenk på det som en “plan” — f.eks. “Grunnbemanning 2026”, “Påskeferie” eller “Sommer uke 26-32”.

Opprett en periode

Åpne Planleggeren og scroll ned til periodeseksjonen. Trykk + Legg til. Du får hurtigvalg:

Overlappende perioder og prioritering

Perioder kan overlappe. Rekkefølgen bestemmer prioritet — perioder øverst i listen har forrang. Dra i håndtaket for å endre rekkefølge.

Periodedetaljer

Trykk på en periode for å åpne detaljvisning. Her kan du:

• •Arkivere — genererer historikk-oppføringer (ferie, helg, overtid) fra periodens allokeringer
• •Sette kategori — merk perioden som ferie, helligdag, helg eller overtid (brukes i historikk)
• •Se lokasjoner — oversikt over kompetansekrav, kvalifiserte ansatte og krav per lokasjon
• •Slette perioden

6Ukesplanleggeren (matrisen)

Matrisen er hjertet av planleggeren. Den viser en uke med ansatte på Y-aksen og dager på X-aksen.

Navigering

• •Bruk ← / → pilene for å bytte uke
• •Trykk I dag for å hoppe til inneværende uke
• •Trykk på periodenavnet for å velge en annen periode — planleggeren navigerer automatisk til periodens uke

Cellevisning

Hver celle representerer en ansatt på en gitt dag:

Sette status på en celle

Trykk på en celle i matrisen for å åpne statusvelgeren. Her velger du:

Notater

Hold inne (long-press) på en celle for å legge til et notat. Celler med notat vises med en liten prikk.

Cellen forteller deg mer

• •Blå prikk (øverst til høyre) — cellen har et notat
• •Rosa prikk (nederst til høyre) — ansatt har et ønske for denne dagen
• •Rosa diamant (nederst til venstre) — ansatt er i konflikt med en kollega på samme lokasjon denne dagen
• •Trekant (øverst til venstre) — regelbrudd (rød = feil, gul = advarsel)

Rader under matrisen

• •Dekning — fargekodede trafikklysindikatorer
• •Timer — totale planlagte timer per dag (vises kun med skift)
• •Brudd — antall regelbrudd per dag (vises kun når regler finnes)
• •Konflikt — antall konfliktspar på samme dag (vises kun når konflikter finnes)

Filtrering på lokasjon

Øverst i matrisen kan du filtrere på lokasjon. Velg en lokasjon for å se ansatte fordelt i primær (hjemsted) og pool (tilgjengelige fra andre steder).

7Kompetansekrav per lokasjon

Kompetansekrav definerer hvilke kompetanser som trengs på hvilke lokasjoner og hvor mange med hver kompetanse som er nødvendig.

Slik fungerer det

1. 1.Åpne Administrer → Lokasjoner.
2. 2.Rediger en lokasjon og gå til Kompetansekrav-seksjonen.
3. 3.Bruk +/− for å sette minimumsantall per kompetanse.
4. 4.Opprett nye kompetanser inline med + Ny kompetanse.

Dekning i planleggeren

Systemet beregner dekning basert på kompetansekravene. Trykk på dekningsraden i matrisen for å se detaljer:

Periodespesifikke krav

I periodedetaljer kan du trykke på en lokasjon for å sette dagsspesifikke krav — f.eks. “2 kokker på mandager, 3 kokker på fredager”. Du kan også deaktivere bestemte kompetanser for en periode.

8Ferieprioritering

Ferieprioritering hjelper deg å avgjøre hvem som bør få ferie først basert på objektive kriterier. Systemet beregner poeng for hver ansatt basert på regler du definerer.

Slik fungerer det

Innebygde regler

Egendefinerte regler

I prioriteringspanelet (under ansatte-fanen → ferieprioritering) kan du legge til egne regler — f.eks. “Funksjonshemming” eller “Aleneforsørger”. Disse dukker opp som valgbare chips i ansatt-skjemaet under “Betingelser”.

Foreslått vs. manuell sortering

Trykk Foreslå rekkefølge for å sortere listen etter beregnede poeng (høyest først). Hvis du drar manuelt etterpå, markeres kortet med “Manuell”. Trykk Tilbakestill til foreslått for å fjerne alle manuelle overstyrelser.

9Historikk og rettferdighet

Historikk-modulen lar deg spore hvem som fikk hva over tid — ferie, helligdager, helgevakter og overtid. Dette er grunnlaget for rettferdig fordeling.

Automatisk arkivering

Når en planleggingsperiode er gjennomført, kan du arkivere den. Systemet scanner alle allokeringer og genererer historikk-oppføringer:

• •Ferie — teller uker med feriestatus
• •Helligdager — teller arbeidsdager som faller på helligdager
• •Helger — teller helgearbeidsdager
• •Overtid — beregner timer utover normal arbeidstid

Manuell registrering

Du kan også legge til oppføringer manuelt. Trykk + Legg til i historikk-modalen og velg ansatt, kategori, år og verdi.

Rettferdighetsmatrisen

Under Rettferdighet-fanen ser du en matrise med ansatte på Y-aksen og år på X-aksen. Cellene er fargekodet:

10Arbeidsregler

Arbeidsregler definerer begrensninger som systemet overvåker automatisk. Brudd vises som varsler i matrisen.

Regeltyper

Regler på ansatt vs. periode

• •Per ansatt — i ansatt-skjemaet under “Regler”. Gjelder denne personen uansett periode.
• •Per periode — i periodedetaljer. Gjelder alle ansatte i denne perioden.

11Tips og beste praksis