Filarkiv
Komplett veiledning
Filarkiv er for alle dokumenter som ikke passer i en preset-form: brev fra skolen, helse-attester, forsikringspapirer, kontrakter, regninger. Last opp ekte filer (PDF, Word, Excel, bilder) og finn dem igjen via merkelapper, kategori eller søk.
1Introduksjon
De fleste hjem har et virr av PDF-er, foto-kvitteringer og Word-filer spredd over e-poster og skylagring. Filarkiv samler dem på ett sted uten å forsøke å være et helt dokumentasjonssystem.
- Filvedlegg med metadata (dato, beskrivelse, opplaster)
- Merkelapper og kategorier
- Søk på filnavn og innhold
- Åpne med systemets innebygde filvisere (PDF-leser, Office-viewer, m.fl.)
- Del filer med folk i samme område
2Kom i gang
- 1.Åpne Workshop og finn Filarkiv i Verktøy-kategorien.
- 2.Legg verktøyet til en samling — for eksempel «Familiens dokumenter».
- 3.Del samlingen via et område hvis flere skal ha tilgang.
[SCREENSHOT: Filarkiv-kortet med liste av filer, kategorier og søkefelt]
3Last opp filer
Trykk på + og velg fil fra enheten. Du kan laste opp én fil om gangen, eller bruke filvelger til å plukke flere på en gang.
- 1.Trykk + Last opp.
- 2.Velg fil(er) fra enhetens filsystem.
- 3.Legg til beskrivelse og merkelapper hvis relevant.
- 4.Velg kategori — Skole, Helse, Forsikring, Kontrakter, eller egendefinert.
4Merkelapper og kategorier
Kategori er det grovere nivået (Skole, Helse, Bolig, m.m.). Merkelapper er friere — du kan tagge med årstall, person, type dokument, hva som gjør at du finner det igjen.
Tips: Velg én tagging-strategi og hold deg til den. «Skole2024» og «skole-2024» er to forskjellige tags i søket. Konsistens er viktigere enn perfeksjon.
5Søk og åpning
Søkefeltet treffer på filnavn, beskrivelse og merkelapper. Trykk på en fil for å åpne den med systemets innebygde fil-viewer. PDF-er kan ofte merkes opp og lagres tilbake; Office-filer åpnes i tilkoblet Office-app.
[SCREENSHOT: Søkeresultat med flere filer matchende «forsikring»]
6Deling i et område
Filarkiv er et av verktøyene som blir mest verdifullt i et delt område. Når begge foreldre har tilgang, ser begge alle dokumenter — uten å måtte sende noe på e-post eller chat.
Hva er et område?: Et område (også kalt space i kode) er en delt konteksten for samlinger og kort. Inviter andre til samme område, så har dere felles tilgang uten å måtte dele individuelle filer manuelt.
7Tips og beste praksis
Tips: Last opp etterhvert som du får dokumenter. Det å samle opp en haug og deretter «bli ferdig» fungerer sjelden — bedre å gjøre det i småporsjoner.
Tips: Bruk skanner-app på telefonen for papirdokumenter. Lagre som PDF og last opp til Filarkiv. Søkbart innhold etterpå.
Tips: Filarkiv er for varig dokumentasjon. For å bygge søkbar kunnskapsbase (med AI-spørsmål og svar), bruk Kunnskapsbank istedenfor.